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Che cos’è la conversione dei dati?
La conversione dei dati è il processo di conversione di tutti i dati manuali in formato digitale. Man mano che un’organizzazione progredisce, il suo database cresce con lo stock di dati immensi e diversi accumulati nel corso degli anni. Non può separarsi da questi dati e informazioni, perché sono fondamentali per i riferimenti futuri, la revisione contabile, la contabilità e la guida funzionale.
L’azienda può utilizzare il processo di conversione dei dati per snellire i dati organizzativi e migliorarne l’accesso e la condivisione attraverso un database strutturato. Aiuta a identificare i dati ridondanti e a segregarli. L’esercizio di digitalizzazione aiuta anche a categorizzare i dati in base alla loro importanza, all’anno, alla sezione o alla natura dell’utilizzo.
La conversione dei dati in formato digitale migliora le possibilità di archiviazione e ne previene la perdita. I dati digitalizzati possono essere salvati su computer o server, consentendo un migliore utilizzo dello spazio in ufficio. L’archiviazione elettronica offre anche migliori opzioni di sicurezza grazie a un accesso limitato e a una gestione efficace dei dati a costi contenuti. Inoltre, i dati possono essere condivisi facilmente e rapidamente su computer di rete. Migliora anche l’accessibilità. È possibile cercare e accedere facilmente ai dati digitali rispetto a libri e riviste.
La conversione dei dati offre il modo migliore per gestire, mantenere e utilizzare i dati di un’organizzazione. Consente di sviluppare l’archiviazione e la condivisione dei dati, riducendo al minimo la possibilità di perdita degli stessi. La conversione dei dati è una delle aree del campo dell’inserimento dati che sta emergendo come servizio in forte crescita. L’outsourcing dei servizi di conversione dei dati è una priorità per molte aziende globali.
La conversione dei dati può essere effettuata in questi formati digitali:
Conversione PDF
Conversione di documenti
Conversione di Word
Conversione della gestione elettronica dei documenti (conversione EDM)
Conversione XML
Conversione di libri elettronici
Conversione HTML
Conversione SGML
Conversione catalogo
Vantaggi della conversione dei dati
La conversione dei dati ha molti vantaggi e i principali riguardano l’archiviazione dei dati in formato elettronico.
- Conversione di dati da un formato non strutturato a uno elettronico. Si tratta di una forma di conversione del formato dei dati. Questo aiuta a strutturare i dati in informazioni coerenti e significative.
- Aggregazione dei dati da fonti tradizionali, come i formati cartacei e basati su file, a formati digitali. La conversione dell’inserimento dei dati evita così la perdita di dati per qualsiasi organizzazione.
- Conversione di immagini digitali che consente di memorizzare le immagini in un formato digitale. Viene utilizzata per l’identificazione e il riconoscimento delle persone e dei loro documenti.
- Conversione di documenti PDF in formati MS Word e viceversa. Questo è uno dei servizi offerti per la conversione dei libri ed è considerato un enorme vantaggio nel mondo dell’editoria.
Perché esternalizzare la conversione dei dati?
La conversione dei dati può essere affidata a un fornitore terzo per ridurre i costi e garantire tempi rapidi. Ci sono molte buone ragioni per farlo. Alcuni di questi sono:
- Costo-efficacia
L’outsourcing della conversione dei dati presenta evidenti vantaggi in termini di costi, grazie alla disponibilità di manodopera altamente qualificata a prezzi accessibili.
- Convertite facilmente tutti i documenti in formati digitali
È possibile convertire i dati da qualsiasi formato si disponga in uno elettronico in modo semplice ed efficace affidandosi ai servizi di outsourcing.
- Risparmiare sulle risorse
L’outsourcing della conversione dei dati consente di evitare l’assunzione di risorse altrimenti costose nel proprio Paese. Ciò è dovuto al differenziale salariale tra i Paesi occidentali e quelli più poveri.