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Che cos’è l’assistenza via e-mail?
La maggior parte delle aziende oggi ha un indirizzo e-mail con il quale i clienti possono contattare il team manageriale per chiedere aiuto o informazioni. L’assistenza via e-mail è il supporto che i team forniscono ai clienti attraverso la posta elettronica per risolvere diversi problemi, come ad esempio: abbonamenti, risoluzione di problemi, manutenzione o attivazione di un prodotto o di un determinato servizio.
Anche se l’assistenza via e-mail non è tempestiva come quella telefonica (secondo diversi rapporti, si osserva spesso che alle richieste via e-mail si risponde in ritardo o con risposte sbagliate), nell’era della tecnologia sviluppata è diventata molto più facile e comoda, in quanto raggiunge i clienti ovunque e in qualsiasi momento.
Vantaggi dell’outsourcing del supporto e-mail
È economicamente vantaggioso
Il principale vantaggio che l’outsourcing del supporto e-mail comporta è quello monetario. Quando si affida l’outsourcing agli esperti, si risparmia molto denaro perché l’azienda di outsourcing ha già a disposizione questa attrezzatura. Inoltre, quando si affida l’outsourcing a professionisti, ci si può aspettare un ottimo ritorno sull’investimento (ROI).
È affidabile
In genere le persone tendono a fidarsi delle cose scritte, comprese le e-mail. È convinzione comune che le aziende prendano più seriamente i reclami e le richieste di informazioni se fatte via e-mail. Inoltre, le e-mail forniscono una registrazione scritta della conversazione che può essere utilizzata per riferimenti futuri.
La soluzione dettagliata può essere fornita
L’e-mail offre agli utenti il privilegio di descrivere i loro problemi in modo dettagliato, includendo tutti gli allegati pertinenti che contribuiscono a sostenere le loro argomentazioni. Questo aiuta l’agente di supporto via e-mail a comprendere il problema nel dettaglio e a fornire una soluzione dettagliata per risolvere il problema nel miglior modo possibile.
Le conversazioni rimangono private
Questo è un grande vantaggio di cui i clienti godono rispetto ad altri mezzi. Quando si cerca assistenza sui social media, la conversazione potrebbe essere visibile al pubblico e questo compromette la privacy. Alcuni utenti sono molto preoccupati per la loro privacy e non vogliono discutere apertamente dei loro problemi con altri. Ecco perché le e-mail sono un ottimo mezzo per chiedere assistenza senza rivelare la propria privacy.
I clienti si sentono frustrati se devono aspettare in lunghe file. L’assistenza via e-mail è apprezzata dai clienti che il più delle volte non sono disponibili. I clienti più impegnati possono controllare le e-mail secondo la loro convenienza e rispondere quando possono o hanno voglia di farlo.
È possibile condurre sondaggi importanti
Misurare la soddisfazione dei clienti è un passo fondamentale quando si vuole fornire un ottimo servizio ai clienti. Gli esperti di outsourcing possono usare le e-mail anche per fare sondaggi importanti, che testano il feedback dei clienti e raccolgono quante più informazioni possibili per intraprendere le azioni necessarie a migliorare il prodotto o il servizio in futuro.